תהליך של חשיבת עתיד משתף יחד בעלי עניין שונים: אנשי חינוך והוראה, חוקרים, מפתחים, קובעי מדיניות וכו' – ומעודד שיח ותקשורת ביניהם. התהליך מעודד את המשתתפים להתמקד ברצינות וברציפות בטווח הזמן הארוך (בניגוד לנטייה הרגילה והנפוצה להתמקד בטווח הקצר). התהליך מסייע למשתתפים לגבש הסכמה רחבה(קונצנזוס) על חזון משותף ונושאים כמו סדרי עדיפות במימוש מדיניות – או (וזה לעתים חשוב לא פחות) להציף נושאי מחלוקת שראויים לתשומת לב.

הן במגזר הציבורי והן במגזר הפרטי, ולמרבה הצער גם במשרדי ממשלה, יש נטייה לחשיבה קצרת-טווח. בממשלה, מחזורי הבחירות מכתיבים לעתים קרובות את אופק הזמן. עסקים שונים נוטים להתמקד בתקופה של הרבעון הקרוב, או עד הדוח הפיננסי הבא. חשיבת עתיד מקנה פרספקטיבה של התבוננות מעבר לסיר הלחץ של אילוצים מיידיים. היא מסייעת ליצור סביבת פעילות של קבלת החלטות יותר מושכלת, המבוססת על ידע מעמיק יותר. באופן אידאלי היא מאפשרת מעבר חלק יותר לקראת העתיד, עם איזון בר קיימא בין יעדי מדיניות בטווח הקצר והארוך.

יתרון מיוחד נעוץ בכך שהתהליך יכול ליצור בקרב המשתתפים תחושת מחויבות. הפקת התחזיות המשותפת עשויה להפוך אותן ל"נבואה שמגשימה את עצמה". הדבר מסייע למשתתפים בתהליך ולמקבלי ההחלטות שהם לקוחותיו, לפתח מודעות לחשיבה  אסטרטגית ולהתבונן אל מעבר לפעילות ההווה. באופן מיוחד ממריץ התהליך להקדיש מחשבה ממוקדת יותר לעתיד ארוך-הטווח. הוא מעודד אנשים ממגזרים שונים לתקשר זה עם זה באופן שיטתי יותר, לשקול אפשרויות חלופיות ולחולל תחושה משותפת של התקדמות בכיוון רצוי.

הפתיחות, החסינות והגמישות בחשיבת עתיד

הגישה שביסוד חשיבת עתיד מציעה מגוון של כלים ושיטות אשר יכולים לשמש בידי קובעי מדיניות ומקבלי החלטות לצורך גיבוש מדיניות אשר מביאה בחשבון שינויים עתידיים והיא חסינה ככל האפשר למגוון של תוצאות אפשריות.

חשוב להבין שחשיבת עתיד אינה "מרשם" נוקשה אלא היא גישה גמישה עם מגוון רחב של כלים ושיטות שניתנים להתאמה בהתאם לצורך. כך, למשל, צוות של הארגון האמור לגבש קווים מנחים למדיניות חדשה עשוי להחליט ששימוש בתרחישים חלופיים הוא הדרך הנאותה לעורר דיון במטרה לדון את ההזדמנויות והאיומים הטמונים בכל תרחיש ולאור זאת לבחון צעדי מדיניות שונים ולבחור את המועדפים מביניהם. לשם כך הצוות עשוי לקיים בשלב ראשון סיעור מוחות אחד או יותר, כדי לזהות הכוחות שהם מחוללי שינויים, ועל בסיסם לבנות מספר תרחישים.

חברי הצוות עשויים לאמץ את עצם התהליך של בניית התרחישים כמתאים לצורך ניהול דיון מובנה וזאת בלי צורך לכתוב במפורט תרחישים סיפוריים (נרטיביים). ייתכן מאוד שצוות אחר שהיה צריך להתמודד עם אותה מטלה היה מחליט שיש צורך להקדיש זמן ומאמץ לכתיבת מספר תרחישים מפורטים, כדי לבחון באמצעותם רעיונות למדיניות. ייתכן שצוות כזה היה מחליט לקיים סדנת חשיבה אחת או יותר על זיהוי כוחות מחוללי שינוי ואחר כך מספר סדנאות של בניית תרחישים, והיה מזמין אליהן מגוון של משתתפים חיצוניים בעלי ידע מתאים שיקחו חלק בתהליך. ייתכן שגם היה מחליט להפיץ טיוטות של התרחישים בקרב קבוצה רחבה של בעלי עניין, ולקבל מהם משוב והערות. כל זה קשור כמובן גם בזמן ובמשאבים הזמינים – היבטים שעשויים להשפיע על בחירת התהליך המתאים וניהולו.

הגמישות בבחירת השיטות ובאופן השימוש בהן בהתאם לאופי הארגון, אתגריו, צרכיו ומגבלותיו, הופכת את חשיבת העתיד לתהליך רב-עוצמה שאפשר ליישמו במגוון רחב של אופנים, כדי לסייע למקבלי ההחלטות בארגונים בתכנון ארוך טווח וגיבוש מדיניות. התהליך מועיל באופנים שונים:

• מעמיק את ההבנה של הכוחות המניעים המשפיעים על התפתחויות עתידיות – וע"י כך ישפיעו על התכנון וגיבוש המדיניות
• מסייע בזיהוי פערי ידע של המשתתפים ומציע נושאים לבחינה וחקירה הדרושים לצורך הבנה טובה יותר של הכוחות המניעים
• מאפשר לבנות הסכמה רחבה (קונצנזוס) בקרב בעלי העניין, בנוגע לסוגיות המפתח והאופנים שבהם ניתן לטפל בהן
• מאפשר זיהוי וברור של ברירות מדיניות קשות
• מאפשר ליצור אסטרטגיה חסינה, כלומר ניתנת להתאמה לתנאים חיצוניים משתנים
• מגייס את בעלי העניין לפעולה

יש לזכור שמשמעותה של הגמישות בניהול התהליך של חשיבת עתיד היא שלא מדובר ב"מתכון" קבוע או בגישה "סטנדרטית" שאפשר פשוט "לקחת מהמדף" ולבצע. בכל פרויקט צריך להקדיש מחשבה ולתכנן אותו בהתאם לדרישות הספציפיות של הפרויקט והארגון.