כבסיס לדיון מועיל בקלפים פרועים, הארגון צריך לשאול את עצמו ארבע שאלות מפתח, בהתאם לארבעה שלבים של הדיון (בעקבות שטיינמילר ופיטרסן, מדריך המתודולוגיה של חקר עתידים):

1. זיהוי: אילו קלפים פרועים יכולים לקרות, בעיקרון?
2. הערכה וסינון: אילו קלפים פרועים הם החשובים ביותר?
3. ניטור: האם נוכל לצפות מראש את בואם?
4. דרכי פעולה אפשריות: האם אפשר לעשות משהו בקשר אליהם?

נפרט יותר את השלבים הנ"ל.

אפשר להתחיל מאיסוף רעיונות לקלפים פרועים מהספרות הקיימת – יש לא מעט מאמרים בנושא, עם רשימות של רעיונות לקלפים פרועים פוטנציאליים.

אפשר כמובן לחשוב באופן פתוח ולהשתמש בדמיון כדי להעלות רעיונות לקלפים פרועים. באופן יותר מובנה אפשר לעשות זאת במסגרת סיעורי מוחות, ואפשר להסתייע בטכניקות שתוארו לעיל בסעיף "זיהוי קלפים פרועים: מקורות להשראה ורעיונות".

מכיוון שמספר הקלפים הפוטנציאליים הוא גדול (בעיקרון איסופי, אם כוללים גם "נעלמים בלתי ידועים"), ומכיוון שזה לא מעשי להיערך לכולם, יש צורך בסינון והתמקדות.

דרך אפשרית היא לכמת את ההשפעה היחסית שעשויה להיות לכל קלף פרוע. אפשר לעשות זאת ע"י חישוב של מדד ההשפעה (Impact Index) כפי שיוסבר בהמשך.

לפני כן, צריך להחליט מהי קבוצת המטרה שההשפעה עליה תהיה מוקד ההערכה. האם הכוונה להשפעה על הארגון כארגון? השפעה על חברי הארגון כפרטים? השפעה על המסגרת בה פועל הארגון (מדינה, אזור גיאוגרפי, עיר, מגזר וכו')?

כדי להעריך את ההשפעה שעשויה להיות לקלף פרוע מסוים על אדם מסוים או קבוצה, אפשר להיעזר בקטגוריות הבאות.

• גורמים קיומיים:

בריאות ורווחה אשית, הסביבה הפיזית בה אנחנו חיים, זמינות של צרכים בסיסיים (מזון, מים, אנרגיה), הערכים החשובים שלנו...

• גורמים הקשורים בפעילות שלנו או בתנאים המאפשרים את פעילויותינו:

תחבורה, יחסים עם אחרים, עבודה, פנאי, תקשורת, לימודים...

ברור החשיבות של קלף פרוע מסוים תלך ותעלה ככל שהוא משפיע יותר על הגורמים הקיומיים.

מדד ההשפעה – Impact Index

לצורך הערכה של החשיבות היחסית של קלפים פרועים שונים ותיעדופם, אפשר לחשב את "מדד ההשפעה" הכולל של כל קלף פרוע. ( מדד זה נקרא במקורות שונים בשם Arlington Impact Index ). מדד ההשפעה הכולל הינו סכום של שבעה מרכיבים (גורמי השפעה – impact factors ) שיפורטו להלן,  אשר מתייחסים לשלושה היבטים עיקריים: מערכות אנוש, השלכות, וקצב השינויים.

לכל גורם השפעה נותנים ערך מספרי (בדרך כלל מ-1 עד 4), על סמך שיפוט של העוסקים בנושא ו/או התייעצות עם מומחים.

להלן שבעת גורמי ההשפעה – Impact Factors  :

V = פְּגִיעוּת (Vulnerability). עד כמה הפרט או הקבוצה פגיעים לשינויים שיחולל הקלף הפרוע? מערכת פגיעה תתקשה "לחזור לעצמה". מערכת חסינה תוכל להסתגל בקלות לשינויים.

דירוג מוצע: 1=נמוכה, 2 = בינונית    3=גבוהה,   4 = גבוהה מאוד.

T = עיתוי (Timing). באיזה טווח זמן עשוי להתחולל הקלף הפרוע? בטווח המיידי? הארוך? הארוך מאוד? ההנחה היא שקל יותר להתמודד עם אירועים שסביר שיקרו בעוד הרבה זמן (בהנחה שלא נתכחש להם). מצד שני, יש אירועים שהשפעתם עלולה להיות חמורה יותר דווקא אם יקרו מאוחר יותר. למשל, קריסת האינטרנט: ההשפעה תהיה חמורה יותר היום מאשר לפני 20 שנה, ובעוד 10 שנים תהיה חמורה הרבה יותר מהיום.

דירוג מוצע: 1= מיידי/קצר   2=בינוני  3=ארוך   4=ארוך מאוד.

OP = התנגדות (Opposition). האם יש אנשים או קבוצות שיתנגדו לשינוי? או יתמכו בשינוי? הדבר יכול לשנות את מהירות ההשפעה או ההסתגלות. אם יש קבוצות מזוהות שיפעלו בעוצמה נגד השינוי, תקופת המעבר או ההסתגלות תתארך.

דירוג מוצע: 1= התנגדות מעטה,  2= התנגדות רבה, 1- = תמיכה מעטה,  2- = תמיכה רבה

P = עוצמה (Power). באיזו רמה האירוע ישפיע על הפרט? ככל שהקלף הפרוע קרוב יותר לנושאים קיומיים (כאמור בסעיף הקודם), כך מדד העוצמה גדול יותר.

דירוג מוצע: 1= משמעות נמוכה לגבי הפרט   4= משמעות קיומית

R = היקף ההשפעה (Reach). האם ההשפעה תהיה מקומית? לאומית? גלובלית?

דירוג מוצע:  1= השפעה מקומית בלבד,  4 =  השפעה עולמית

O = תוצאה (Outcome). הכוונה היא בעצם למידת אי-הוודאות המיוחסת לתוצאה של הקלף הפרוע. עד כמה התוצאה בלתי צפויה? התגובה לאירוע מסוים מושפעת מהאופן בו אנשים תופשים את התוצאה. ככל שאי הוודאות גדולה יותר, כך סביר יותר שאנשים יגיבו בצורה כאוטית ובלתי יעילה.

דירוג מוצע:  1 = התוצאה צפויה,    4 = התוצאה לגמרי בלתי צפויה (תגובה כאוטית)

ΔC = קצב השינוי (Rate of change). קלפים פרועים מגיעים מהר (גורם ההפתעה), ובדרך כלל מהר מדי עבור מערכות שלא מורגלות לתגובות מהירות לאירועים כאלה. גורם ההפתעה קשור מטבע הדברים לעובדה שהאירוע לא נצפה מראש ומן הסתם לא קדמו לו התרעות מוקדמות, ואם היו "איתותים חלשים" מן הסתם לא הבחינו בהם (או התעלמו מהם). או, אפילו אם הייתה התרעה כלשהי, האירוע גדול מדי והאינרציה של המערכות שאמורות להגיב גדולה מדי – וכתוצאה מכך היכולת להגיב ולהסתגל מהר קטנה מדי.

דירוג מוצע: 1= שינוי איטי מאוד (שנים),  4= שינוי מהיר מאוד (ימים)

I = מדד השפעה כולל - Impact Index.  זהו סכום גורמי ההשפעה הנ"ל:

I = V + T + OP + P + R + O + ΔC

אם לכל אחד מגורמי ההשפעה ניתן ערך בין 1 ל-4 (למעט OP, שיכול לקבל ערך ממינוס 2 עד פלוס 2), הרי שהערך המרבי של מדד ההשפעה הכולל הוא 26, והערך המינימלי הוא 4.

יש לציין שמדד ההשפעה כשלעצמו אינו מספיק, כי הוא אינו מבחין בין קלף פרוע חיובי לבין קלף פרוע שלילי.  הרי התוצאות וההשלכות של קלף פרוע יכולות להיתפש כחיוביות, כשליליות, או מעורבות.

לכן, כדי להשלים את התמונה יש צורך בגורם נוסף, איכותני, הנקרא גורם איכות (Quality Factor). גורם האיכות יכול להיות + (חיובי), - (שלילי), או  +/- (מעורב).

כך בסיכומו של דבר כל קלף פרוע מקבל ערך כמותי בצורת מדד ההשפעה הכולל (I ), בצירוף גורם האיכות. על סמך אלה אפשר לתעדף את הקלפים הפרועים, לצורך קביעת מדיניות של היערכות.

קלפים פרועים השייכים לקטגוריה השלישית שהוזכרה קודם ("נעלמים בלתי ידועים" או "ברבורים שחורים"), אינם ניתנים להבחנה או ניטור, שהרי על פי ההגדרה אינם נמצאים כלל על "המפה המנטלית" של מישהו.

אבל קלפים פרועים "רגילים", משתי הקטגוריות הראשונות, יכולים להימצא על המפה המנטאלית או "מסך המכ"ם" שלנו, וההנחה היא שאפשר לזהות את הסימנים המוקדמים שעשויים לבשר על התקרבותם – איתותים חלשים.

כלומר, הניטור אינו מתייחס לקלפים הפרועים עצמם אלא לאיתותים החלשים שעשויים לרמז על עליית הסבירות של התרחשותם הקרובה. ניטור של איתותים חלשים הוא אתגר גדול ואינו משימה פשוטה, אין עבורו שיטות בדוקות, אבל צריך לנסות – למשל ע"י שימוש בחיפושים מתאימים ברשת. זה יכול להיות חלק מפעילות של "סריקת אופקים", או כפעילות נפרדת וממוקדת על קלפים פרועים. הסטטוס של ניטור איתותים חלשים כיום מזכיר במידה מסוימת את הסטטוס של ניטור איתותים המבשרים על רעידת אדמה (קלף פרוע בפני עצמו). טכנולוגיות של חיישנים שיכולים להתריע על רעידות אדמה הולכות ומשתכללות, כפי שהשתכללו אמצעי חיזוי מזג אוויר, ולא מן הנמנע שתהיה יכולת לחזות רעידות אדמה בסבירות גבוהה מספר ימים מראש ואף יותר. באופן דומה, אולי נוכל לשכלל גם את מנגנון הניטור של איתותים חלשים המבשרים קלפים פרועים.

בהקשר של איתותים חלשים טכנולוגיים, אחד מאמצעי הניטור עשוי להיות מעקב אחר עקומות Hype Cycle  שחברת גרטנר מפרסמת באופן שוטף עבור תחומים טכנולוגיים שונים, למשל בינה מלאכותית. התרשים הבא מציג עקומת Hype Cycle   "גנרית". בחלק השמאלי (מוקף באליפסה אדומה) החברה ממקמת טכנולוגיות שנמצאות בשלב ה"עוברי" או הראשוני שלהן. ככאלה הן עשויות להיחשב לאיתותים חלשים מעוררי עניין, שחלקם עשויים לבשר פריצות דרך משמעותיות עד כדי קלפים פרועים.

General hype cycle for technology (Wikipedia)

האם אפשר לעשות משהו בקשר לקלפים פרועים?

ראשית כל, דרושה המודעות לחשיבותם של קלפים פרועים ולכך שעצם הדיון עליהם הוא סוג של "חיסון" נגד תופעת ההתכחשות שהוזכרה בתחילת הפרק, התכחשות שעלולה להיות הרסנית.

שנית, תרחישי קלפים פרועים במסגרת חשיבת עתיד הינם בעצם הרחבת היריעה של בניית תרחישים כשיטה. אם בניית תרחישים אמורה לאפשר למקבלי ההחלטות לעשות סוג של "חזרה כללית" על תרחיש עתידי, לפחות ברמה החשיבתית, הרי שהדבר נכון שבעתיים לגבי קלפים פרועים.

מיפוי הקלפים הפרועים הפוטנציאליים ודירוגם בסולם עדיפות בשיטה שתוארה קודם (מדד ההשפעה) הינם כלים חשובים לצורך התמקדות על אותם אירועים שצריך להיערך אליהם בעדיפות גבוהה.

כל זה ככל הנראה לא יספיק אם לא תהיה פעילות מתמדת ושיטתית של איסוף מידע לצורך זיהוי וניטור של איתותים חלשים הקשורים לאותם קלפים פרועים שזוהו כבעלי עדיפות גבוהה.